In enkele stappen naar een SOP

Een standard operating procedure, ook wel SOP genaamd, is een hulpmiddel voor werknemers om de werkzaamheden zo efficiënt en effectief mogelijk uit te voeren. SOPs helpen ruis, variatie en discussie over een proces weg te nemen en het is een fantastisch middel om nieuwe medewerkers snel in te werken. Met behulp van de volgende stappen kun jij je eigen SOP implementeren.

Maak een lijst van processen die moeten standaardiseren

Laat teams met of zonder hun managers een lijst processen opstellen waarvoor potentiële SOPs gemaakt kunnen worden. Vervolgens kunnen deze lijsten geëvalueerd worden en prioriteiten gesteld. Let op, niet alle processen hoeven óf kunnen gestandaardiseerd worden!

Maak een SOP voor de SOPs

Wanneer je duidelijk hebt welke processen gestandaardiseerd gaan worden, kun je beginnen aan het ontwikkelen van een standard operating procedure voor de SOPs. Houd tijdens deze fase altijd je doelgroep altijd in het achterhoofd. Eerst begin je met het maken van een standaard format. Vervolgens creëer je een template, het einddoel is namelijk dat alle SOPs hetzelfde te lezen zijn en hetzelfde uitzien.

Nu kun je het proces inrichten om de gemaakte SOPs te reviewen. Het proces dat er voor gaat zorgen dat een SOP wordt goedgekeurd, is cruciaal. Er is namelijk één persoon verantwoordelijk voor het goedkeuren, de kwaliteit en het beheren van de SOPs.

Zorg er ten slotte voor dat de SOPs beschikbaar zijn voor je medewerkers. Denk bijvoorbeeld aan ouderwets papier óf modern via de Cloud of medewerkers App.